Tuesday, March 27, 2012

Panduan Ms,Acccess


1.1   Memulai Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database yang populer dan banyak diguna- kan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola database dengan secara mudah.
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam meng- gunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.
Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah berikut ini:
Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menam-
1    pilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service
Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft
Windows Vista.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
2    Klik tombol                   yang ada di taskbar.
Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >
3    Microsoft Office Access 2007.
1.2   Mengenal Ribbon sebagai User Interface  Baru pada Access 2007
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian besar Task Panes yang ada di Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien.
Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut
A    Ribbon,  yang  dirancang  untuk  membantu  Anda  bekerja
lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh Access 2007.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
B     Ribbon  ini  terdiri  atas  beberapa  Tabs  yang  mengorgani- sasikan berbagai skenario khusus dan objek sesuai dengan
jenis aktivitasnya.

C     Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups.
D    Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau
Command Buttons.
Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di dalamnya juga sudah mengandung menu, toolbars, tombol perin- tah (command buttons), galleries, dan kotak dialog.
Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Access 2007 juga menyediakan Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek seperti table, picture, atau drawing.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain dapat diakses menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada
1    Ribbon akan ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf
yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol perintah (Command Buttons).
Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau
2    tombol perintah (Command Buttons). Apabila Anda mene-
kan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan me- nampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih.
1.3   Mengenal Microsoft Office Button, Quick
Access Toolbar dan Dialog Box Launchers
Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office   Button,   Quick   Access   Toolbar,   dan  Dialog   Box Launchers.

Microsoft Office Button           yang berada di pojok kiri
A    atas jendela kerja Access 2007 berfungsi untuk membuka
menu.
B    Quick  Access  Toolbar  ditempatkan  di  kanan  Microsoft
Office Button yang berisi kumpulan tombol perintah yang
relatif sering digunakan.
Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil      yang ada
C     di sudut kanan bawah setiap Group pada masing-masing
Tab. Dengan mengklik ikon       Dialog Box Launcher ter- sebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.4   Mengatur Konfigurasi Status Bar
Status  Bar  akan  menampilkan  berbagai  informasi  yang  dirasakan perlu ketika Anda sedang bekerja dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja Access 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan.
1.5   Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data suplier, data pegawai, dan lain-lain.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini:
Nyalakan  komputer  Anda,  tunggu  sampai  komputer  me-
1    nampilkan  area  kerja  (desktop)  Microsoft  Windows  XP
Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau
Microsoft Windows Vista.
2    Klik tombol                   yang ada di taskbar.
Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >
3    Microsoft Office Access 2007.
Pada  jendela  Getting  Started  with  Microsoft  Office

Access, pilih dan klik ikon                      Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.

Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
5    inginkan.
Untuk  memilih  drive  dan  folder  tempat  Anda  akan  me-
6    nyimpan file, klik     . Kotak dialog File New Database akan
ditampilkan.
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder
7    tempat Anda akan menyimpan file. Kemudian klik OK.
Klik tombol perintah                  . Tunggu sampai database
8    baru yang masih kosong terbentuk.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Apabila Anda jendela kerja Access 2007 sudah terbuka dan Anda bermaksud membuat database baru, ikuti langkah berikut ini:
1    Klik Microsoft Office Button        , kemudian klik tombol
. Jendela Getting Started with Microsoft
Office Access akan ditampilkan.
Pada   jendela   yang   ditampilkan,   pilih   dan   klik   ikon
2Blank Database. Jendela Task Pane – Blank
Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3    inginkan.
Jika  perlu,  pilih  drive  dan  folder  tempat  Anda  akan
4    menyimpan file, dengan mengklik     .
5    Kemudian klik tombol perintah                  .
1.6   Menyiapkan Database Baru dengan Memanfaatkan Template
Pada saat Anda membuat database baru, Anda dapat juga meman- faatkan design template yang disediakan oleh Access 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1    Klik Microsoft Office Button        , kemudian klik tombol
. Jendela Getting Started with Microsoft
office Access akan ditampilkan.
Pada bagian Template Categories yang ada di sebelah kiri,
2    pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Mi-
salnya Anda pilih dan klik Local Templates.
Pada kotak daftar pilihan Local Templates, pilih dan klik
3    template yang Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan klik
Students.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
4    inginkan.
Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan me-
5    nyimpan file, dengan mengklik     .
6    Kemudian klik tombol perintah                  .
Apabila pilihan design template yang disediakan kurang memadai, Anda dapat mencari template lain secara online di Internet.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.7   Menyimpan Database
Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang telah Anda sunting (edit) dapat Anda simpan ke hard disk, usb flash disk, disket, atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft
Office   Button          ,   kemudian   klik   tombol
(Ctrl+S).
Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file lain atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut ini:
Klik Microsoft Office Button        , kemudian klik tombol
1, kemudian pada pilihan menu yang ada di sebelah kanan, pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.

Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder
2     tempat Anda akan menyimpan file.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3    inginkan.
4    Klik tombol perintah Save.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.8   Menutup Database
Apabila database telah selesai dan tidak akan Anda sunting (edit) lagi, Anda dapat menutupnya menggunakan Microsoft  Office Button
, kemudian klik tombol                              (Ctrl+W).
1.9   Membuka File Database
Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah berikut ini:
1    Pilih Klik Microsoft  Office Button         , kemudian klik
tombol                          (Ctrl+O) atau klik ikon
More yang ada di kanan jendela Getting Started with
tudent Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan ditampil- kan.
Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan
2    folder tempat file tersimpan.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database
3    yang Anda inginkan atau klik dua kali pada nama file ter-
sebut.
4    Klik tombol perintah Open.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.10 Mengakhiri Access 2007
Setelah Anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat meng- akhirinya menggunakan langkah berikut:
1    Simpan database yang sudah Anda buat.
Klik Microsoft Office Button        , kemudian klik tombol
2
atau klik tombol Close        yang berada di
pojok kanan atas jendela kerja.
1.11 Latihan dan Contoh Kasus
Berikut  ini  latihan  dan  contoh  kasus  sederhana  untuk  mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan sebelumnya:

Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Buka program aplikasi Access 2007, menggunakan tombol
1
,   kemudian   pilih   menu   All   Programs   >
Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
Siapkan  database  baru  yang  masih  kosong  dengan  cara
2    pada  jendela  Getting  Started  with  Microsoft  Office
Access, pilih dan klik ikon                      Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3    inginkan. Misalnya Anda ketikkan nama file “TOKO BUKU”.
Untuk  memilih  drive  dan  folder  tempat  Anda  akan  me-
nyimpan file, klik     . Misalnya pilih folder My Documents.
Selanjutnya klik tombol perintah Create.
Ubah ukuran jendela kerja Microsoft Access hingga menjadi
4
satu  layar penuh,  dengan  tombol          Maximize  untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar penuh.

Walaupun Anda belum melakukan penyuntingan database,
5    lakukan  proses  penyimpanan  file  database  menggunakan
Microsoft  Office  Button         ,  kemudian  klik  tombol
(Ctrl+S).
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Tutup  file  database  tersebut  menggunakan  Microsoft
6
Office      Button              ,     kemudian     klik     tombol
(Ctrl+W).
Siapkan  database  baru  menggunakan  fasilitas  template.
7    Untuk itu, pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates. Kemudian pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan klik Contacts. Selanjutnya pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan
menyimpan file, dengan mengklik     . Kemudian klik tombol
perintah                  .

Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Tutup  file  database  tersebut  menggunakan  Microsoft
8
Office      Button              ,     kemudian     klik     tombol
(Ctrl+W).
Buka  kembali  file  database  tersebut,  dengan  Microsoft
9
Office Button         , kemudian klik tombol
(Ctrl+O) atau klik ikon                 More yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan. Misalnya Anda pilih My Documents. Selanjutnya pada kotak isian File name, klik dua kali nama file “TOKO BUKU”.
Atur tampilan baris status yang ada di bawah jendela kerja
10   Access 2007, dengan mengklik tombol kanan mouse pada
baris status tersebut, kemudian lakukan pemilihan tampilan yang Anda inginkan.
11   Akhiri  penggunaan  Access  2007,  menggunakan  tombol
Microsoft  Office  Button         ,  kemudian  klik  tombol
atau klik tombol Close        yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.
20
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Buat database baru yang masih kosong dengan meman-
1    faatkan   template-template   yang   sudah   disiapkan   oleh
Access  2007.  Anda  bebas  menggunakan  template  sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tutup file database yang telah dibuat menggunakan tem-
2    plate tersebut.
Buat database baru yang masih kosong, yang Anda simpan
3    di  folder  My  Documents  dengan  nama  file  database
“DATABASE KOLEKSI FILM”.
Tampilkan  jendela  kerja  Access  2007  tersebut  dengan
4    tampilan satu layar penuh.
5    Tutup file database yang telah dibuat tersebut.
6    Buka kembali file database “DATABASE KOLEKSI FILM”.
7    Akhiri penggunaan Access 2007 tersebut.
21