1.1 Memulai Access
2007
Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat
Access 2007 adalah program aplikasi database yang populer dan banyak diguna-
kan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola
database dengan secara mudah.
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang
mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft
Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan
efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja
lebih produktif serta mudah dalam meng- gunakan seluruh fasilitas dan fungsi
yang ada.
Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007,
ikuti langkah berikut ini:
Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menam-
1 pilkan area kerja
(desktop) Microsoft Windows XP Service
Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft
Windows Vista.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
2 Klik tombol yang ada di taskbar.
Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >
3 Microsoft Office
Access 2007.
1.2 Mengenal Ribbon
sebagai User Interface Baru pada Access 2007
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang
mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian besar Task Panes yang ada di Access
versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien.
Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut
A Ribbon, yang
dirancang untuk membantu
Anda bekerja
lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh
fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh Access 2007.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
B Ribbon ini
terdiri atas beberapa
Tabs yang mengorgani- sasikan berbagai skenario khusus
dan objek sesuai dengan
jenis aktivitasnya.
C Masing-masing
tab terdiri atas beberapa Groups.
D Setiap group
terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau
Command Buttons.
Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat
lengkap karena di dalamnya juga sudah mengandung menu, toolbars, tombol perin-
tah (command buttons), galleries, dan kotak dialog.
Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Access 2007 juga
menyediakan Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis
muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek seperti table,
picture, atau drawing.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon
selain dapat diakses menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan tombol
keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada
1 Ribbon akan
ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf
yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol
perintah (Command Buttons).
Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau
2 tombol perintah
(Command Buttons). Apabila Anda mene-
kan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan me-
nampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih.
1.3 Mengenal
Microsoft Office Button, Quick
Access Toolbar dan Dialog Box Launchers
Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan
Microsoft Office Button, Quick
Access Toolbar, dan
Dialog Box Launchers.
Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri
A atas jendela
kerja Access 2007 berfungsi untuk membuka
menu.
B Quick Access
Toolbar ditempatkan di
kanan Microsoft
Office Button yang berisi kumpulan tombol perintah yang
relatif sering digunakan.
Dialog
Box Launchers berbentuk ikon kecil
yang ada
C di sudut kanan
bawah setiap Group pada masing-masing
Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher ter- sebut, secara
otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan
dibuka.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.4 Mengatur
Konfigurasi Status Bar
Status Bar akan
menampilkan berbagai informasi
yang dirasakan perlu ketika Anda
sedang bekerja dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur
konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik
tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja Access
2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan
ditampilkan.
1.5 Mengenal dan
Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data
yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu.
Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data
koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data
suplier, data pegawai, dan lain-lain.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah
berikut ini:
Nyalakan
komputer Anda, tunggu
sampai komputer me-
1 nampilkan area
kerja (desktop) Microsoft
Windows XP
Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau
Microsoft Windows Vista.
2 Klik tombol yang ada di taskbar.
Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >
3 Microsoft Office
Access 2007.
Pada jendela Getting Started
with Microsoft Office
Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela
Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
5 inginkan.
Untuk memilih drive
dan folder tempat
Anda akan me-
6 nyimpan file,
klik . Kotak dialog File New Database
akan
ditampilkan.
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder
7 tempat Anda akan
menyimpan file. Kemudian klik OK.
Klik tombol perintah . Tunggu sampai database
8 baru yang masih
kosong terbentuk.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Apabila Anda jendela kerja Access 2007 sudah terbuka dan
Anda bermaksud membuat database baru, ikuti langkah berikut ini:
1 Klik Microsoft Office
Button , kemudian klik tombol
. Jendela Getting Started with Microsoft
Office Access akan ditampilkan.
Pada jendela yang
ditampilkan, pilih dan
klik ikon
2Blank Database. Jendela Task Pane – Blank
Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3 inginkan.
Jika perlu, pilih
drive dan folder
tempat Anda akan
4 menyimpan file,
dengan mengklik .
5 Kemudian klik
tombol perintah .
1.6 Menyiapkan
Database Baru dengan Memanfaatkan Template
Pada saat Anda membuat database baru, Anda dapat juga meman-
faatkan design template yang disediakan oleh Access 2007. Untuk itu ikuti
langkah berikut ini:
1 Klik Microsoft
Office Button , kemudian klik
tombol
. Jendela Getting Started with Microsoft
office
Access akan ditampilkan.
Pada bagian Template Categories yang ada di sebelah kiri,
2 pilih dan klik
kategori template yang ingin digunakan. Mi-
salnya Anda pilih dan klik Local Templates.
Pada kotak daftar pilihan Local Templates, pilih dan klik
3 template yang
Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan klik
Students.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
4 inginkan.
Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan me-
5 nyimpan file,
dengan mengklik .
6 Kemudian klik
tombol perintah .
Apabila pilihan design template yang disediakan kurang
memadai, Anda dapat mencari template lain secara online di Internet.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.7 Menyimpan
Database
Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang
telah Anda sunting (edit) dapat Anda simpan ke hard disk, usb flash disk, disket,
atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft
Office Button ,
kemudian klik tombol
(Ctrl+S).
Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file lain
atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut
ini:
Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
1, kemudian pada pilihan menu yang ada di sebelah kanan,
pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan
ditampilkan.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder
2 tempat Anda akan
menyimpan file.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3 inginkan.
4 Klik tombol
perintah Save.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.8 Menutup Database
Apabila database telah selesai dan tidak akan Anda sunting
(edit) lagi, Anda dapat menutupnya menggunakan Microsoft Office Button
, kemudian klik tombol
(Ctrl+W).
1.9 Membuka File
Database
Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah
berikut ini:
1 Pilih Klik
Microsoft Office Button , kemudian klik
tombol (Ctrl+O) atau klik
ikon
More yang ada di kanan jendela Getting Started with
tudent Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan ditampil-
kan.
Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan
2 folder tempat
file tersimpan.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database
3 yang Anda
inginkan atau klik dua kali pada nama file ter-
sebut.
4 Klik tombol
perintah Open.
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
1.10 Mengakhiri Access 2007
Setelah Anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat
meng- akhirinya menggunakan langkah berikut:
1 Simpan database
yang sudah Anda buat.
Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
2
atau klik tombol Close
yang berada di
pojok kanan atas jendela kerja.
1.11 Latihan dan Contoh Kasus
Berikut ini latihan
dan contoh kasus
sederhana untuk mencoba penguasaan materi yang sudah
diberikan sebelumnya:
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Buka program aplikasi Access 2007, menggunakan tombol
1
, kemudian pilih
menu All Programs
>
Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
Siapkan database baru
yang masih kosong
dengan cara
2 pada jendela
Getting Started with
Microsoft Office
Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela
Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda
3 inginkan.
Misalnya Anda ketikkan nama file “TOKO BUKU”.
Untuk memilih drive
dan folder tempat
Anda akan me-
nyimpan file, klik
. Misalnya pilih folder My Documents.
Selanjutnya klik tombol perintah Create.
Ubah ukuran jendela kerja Microsoft Access hingga menjadi
4
satu layar
penuh, dengan tombol Maximize untuk memperbesar ukuran jendela hingga
menjadi satu layar penuh.
Walaupun Anda belum melakukan penyuntingan database,
5 lakukan proses
penyimpanan file database
menggunakan
Microsoft Office Button
, kemudian klik
tombol
(Ctrl+S).
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Tutup file database
tersebut menggunakan Microsoft
6
Office Button , kemudian klik
tombol
(Ctrl+W).
Siapkan database baru
menggunakan fasilitas template.
7 Untuk itu, pada
jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik kategori
template yang ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates.
Kemudian pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan
klik Contacts. Selanjutnya pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang
Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan
menyimpan file, dengan mengklik . Kemudian klik tombol
perintah
.
Student Guide Series: Microsoft Office Access 2007
Tutup file database
tersebut menggunakan Microsoft
8
Office Button , kemudian klik
tombol
(Ctrl+W).
Buka kembali file
database tersebut, dengan
Microsoft
9
Office Button
, kemudian klik tombol
(Ctrl+O) atau klik ikon More yang ada di kanan jendela
Getting Started with Microsoft Office Access. Pada tombol daftar pilihan Look
in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan. Misalnya Anda pilih
My Documents. Selanjutnya pada kotak isian File name, klik dua kali nama file
“TOKO BUKU”.
Atur tampilan baris status yang ada di bawah jendela kerja
10 Access 2007,
dengan mengklik tombol kanan mouse pada
baris status tersebut, kemudian lakukan pemilihan tampilan
yang Anda inginkan.
11 Akhiri penggunaan
Access 2007, menggunakan
tombol
Microsoft Office Button
, kemudian klik
tombol
atau klik tombol Close
yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.
20
Modul 1: Mengenal dan Mulai Bekerja dengan Access 2007
Buat database baru yang masih kosong dengan meman-
1 faatkan template-template yang
sudah disiapkan oleh
Access 2007. Anda
bebas menggunakan template
sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tutup file database yang telah dibuat menggunakan tem-
2 plate tersebut.
Buat database baru yang masih kosong, yang Anda simpan
3 di folder
My Documents dengan
nama file database
“DATABASE KOLEKSI FILM”.
Tampilkan
jendela kerja Access
2007 tersebut dengan
4 tampilan satu
layar penuh.
5 Tutup file
database yang telah dibuat tersebut.
6 Buka kembali file
database “DATABASE KOLEKSI FILM”.
7 Akhiri penggunaan
Access 2007 tersebut.
21